Yandex Mail veya Yandex 360 kullanan bir işletme için e-posta sağlayıcısını değiştirmek, yalnızca yeni bir panele geçmek anlamına gelmez. Geçmiş yazışmaların korunması, gelen ve giden iletilerin kesintiye uğramaması, alan adının doğru sunucuya yönlendirilmesi ve çalışanların yeni sisteme sorunsuz biçimde bağlanması gerekir.

Doğru planlanan bir Yandex Mail’den SetCloud Kurumsal E-Posta’ya geçiş sürecinde önce yeni posta kutuları hazırlanır, ardından eski e-postalar IMAP üzerinden aktarılır. DNS kayıtları ise veri aktarımı ve kontroller tamamlandıktan sonra değiştirilir. Böylece eski ve yeni sistem belirli bir süre birlikte çalışır; olası eksikler Yandex hesabı kapatılmadan önce tespit edilebilir.

SetCloud Kurumsal E-Posta tabanlı, şirket alan adınıza özel bir altyapı arıyorsanız SetCloud Kurumsal E-Posta çözümlerini inceleyebilir; kullanıcı sayınıza ve ihtiyaç duyduğunuz depolama alanına uygun planı seçebilirsiniz.

Kısa cevap: Yandex’teki e-postalar ve posta klasörleri IMAP kullanılarak SetCloud Kurumsal E-Posta’ya taşınabilir. Ancak kişiler, takvimler, imzalar, filtreler, yönlendirmeler ve yetkilendirmeler ayrıca kontrol edilmelidir. En güvenli yöntem, önce veriyi taşımak; MX kaydını daha sonra değiştirmek ve Yandex hizmetini son doğrulama tamamlanana kadar açık tutmaktır.

Yandex Mail’den SetCloud Kurumsal E-Posta’ya Neden Geçilir?

Her işletmenin e-posta ihtiyacı farklıdır. Geçiş kararı yalnızca fiyat üzerinden değil; yönetim kolaylığı, veri konumu, teknik destek, güvenlik, kullanıcı başına depolama alanı ve ekip çalışması özellikleri birlikte değerlendirilerek verilmelidir.

SetCloud Kurumsal E-Posta altyapısına geçiş aşağıdaki ihtiyaçlara yanıt verebilir:

• Şirket alan adınızla adiniz@firmaniz.com biçiminde profesyonel e-posta kullanımı

• Gelişmiş webmail arayüzü ile tarayıcıdan erişim

• Outlook, Thunderbird, iPhone, Android ve diğer IMAP uyumlu istemcilerle çalışma

• Kullanıcı ve alan adı yönetimi

• Spam, zararlı yazılım ve kimlik avı girişimlerine karşı güvenlik katmanları

• İki aşamalı doğrulama desteği

• Paylaşımlı takvim, kişiler, görevler ve ekip çalışması araçları

• Türkiye lokasyonlu e-posta altyapısı

• Türkçe teknik destek ve bilgi bankası

SetCloud’un 5 GB, 10 GB ve 25 GB hesap başına kota seçeneklerini ve planlara dahil özellikleri Kurumsal E-Posta paketleri sayfasından karşılaştırabilirsiniz.

Geçişe Başlamadan Önce Hazırlanması Gerekenler

E-posta taşıma işlemindeki en önemli aşama, taşıma düğmesine basmadan önce yapılan envanter çalışmasıdır. Özellikle çok kullanıcılı şirketlerde aşağıdaki bilgileri bir tablo halinde hazırlayın:

Geçişten önce ayrıca şunları yapın:

1. Yandex’teki kritik e-postalar, kişiler ve takvimler için bağımsız bir yedek alın.

2. Alan adınızın DNS yönetimine erişebildiğinizi doğrulayın.

3. Mümkünse MX kaydının TTL değerini geçişten 24–48 saat önce düşürün.

4. En yoğun olmayan gün ve saat aralığını belirleyin.

5. Her kullanıcı için SetCloud Kurumsal E-Posta tarafında yeterli kota bulunduğunu kontrol edin.

6. Eski Yandex hizmetini, geçiş tamamlanır tamamlanmaz iptal etmeyin.

Henüz şirketinize ait bir alan adınız yoksa önce domain sorgulama sayfasından uygun alan adını kontrol edebilirsiniz.

Yandex’ten Hangi Veriler Taşınabilir?

SetCloud Kurumsal E-Posta kutusu taşıma aracı, üçüncü taraf posta sunucularından veri alabilir. Yandex bağlantısı standart IMAP yöntemiyle kurulduğunda temel taşıma kapsamı e-postalar ve posta klasörleridir.

SetCloud Kurumsal E-Posta, kaynak servis destekliyorsa e-posta dışında bazı iş birliği verilerini de alabilir. Ancak Yandex’ten standart IMAP ile yapılan geçişte kişiler ve takvimler için ayrı bir dışa aktarma/içe aktarma planı hazırlamak daha güvenlidir.

Yandex Mail’den SetCloud Kurumsal E-Posya’ya Geçiş Nasıl Yapılır?

1. SetCloud Kurumsal E-Posta Hizmetini Hazırlayın

Önce kullanıcı sayınıza ve posta kutusu büyüklüklerinize uygun bir kurumsal e-posta planı seçin. Yeni hizmet aktif olduğunda alan adınızı ve Yandex’te bulunan tüm aktif kullanıcıları SetCloud Kurumsal E-Posta tarafında oluşturun.

Bu aşamada yalnızca ana kullanıcıları değil; info@, destek@, satis@ gibi kullanılan tüm adresleri, alias’ları ve dağıtım listelerini de envanterinizle karşılaştırın. Yeni posta kutularının kotası, Yandex’teki mevcut veri miktarından düşük olmamalıdır.

Önemli: Bu noktada MX kaydını değiştirmeyin. Gelen e-postalar aktarım boyunca Yandex’e ulaşmaya devam etsin.

2. Yandex’te IMAP Erişimini Açın

Her Yandex posta kutusunda web arayüzüne giriş yapın ve e-posta istemcileri bölümünde IMAP erişiminin açık olduğunu doğrulayın. Yandex’in menü adları zaman içinde değişebilse de ilgili ayarda, postaların imap.yandex.com sunucusu üzerinden alınmasına izin verilmelidir.

Yandex bağlantısı için kullanılacak temel bilgiler şunlardır:

Yandex 360 kurumsal hesaplarında kullanıcı adı olarak tam e-posta adresini kullanın. Bağlantı kurulamazsa Yandex Mail ayarlarında hem IMAP erişiminin hem de “uygulama şifreleri ve OAuth belirteçleri” ile giriş seçeneğinin etkin olduğunu kontrol edin.

3. Yandex Uygulama Şifresi Oluşturun

İki aşamalı doğrulama kullanılan hesaplarda veya Yandex’in güvenlik politikası gerektirdiğinde normal hesap parolası yerine uygulama şifresi kullanılır. Her posta kutusu için yalnızca taşıma işleminde kullanılacak ayrı bir uygulama şifresi oluşturun.

Güvenlik için şu kurallara uyun:

• Ana Yandex parolasını e-posta veya destek mesajı içinde paylaşmayın.

• Uygulama şifresine “SetCloud Kurumsal E-Posta” gibi anlaşılır bir ad verin.

• Şifreyi yalnızca ilgili SetCloud Kurumsal E-Posta aktarım ekranına girin.

• Taşıma ve doğrulama tamamlandığında uygulama şifresini Yandex hesabından iptal edin.

• Oluşturulan uygulama şifresini ortak bir belgeye veya tarayıcı notuna kaydetmeyin.

4. SetCloud Kurumsal E-Posta Posta Kutusu Taşıma Aracını Başlatın

Yeni oluşturulan SetCloud Kurumsal E-Posta hesabıyla webmail arayüzüne giriş yaptıktan sonra:

1. Ayarlar simgesini açın.

2. Sol menüden Bağlantı / Connectivity bölümüne girin.

3. Posta Kutusu Taşıma / Mailbox Migration kartını bulun.

4. Taşı / Migrate düğmesine tıklayın.

5. Kaynak hizmet olarak Diğer / Other seçeneğini seçin.

6. Protokol olarak IMAP seçin.

7. Yandex sunucu adresini, 993 portunu, tam e-posta adresini ve uygulama şifresini girin.

8. SSL/TLS seçeneğinin etkin olduğundan emin olun.

9. Taşınacak klasörleri seçerek işlemi başlatın.

SetCloud Kurumsal E-Posta taşıma işlemini arka planda sürdürebilir; veriler tamamlandıkça yeni posta kutusunda görünmeye başlar. Aktarım süresi posta kutusunun büyüklüğüne, klasör sayısına, ileti adetlerine ve kaynak sunucunun bağlantı hızına göre değişir.

Ekran adımlarının genel anlatımı için SetCloud Bilgi Bankası’ndaki farklı bir e-posta sağlayıcısından SetCloud Kurumsal E-Posta taşıma rehberini de kullanabilirsiniz.

5. İlk Aktarımı Kontrol Edin

DNS değişikliğinden önce en az bir yoğun kullanılan hesabı ayrıntılı biçimde kontrol edin. Yalnızca gelen kutusunun görünmesi, geçişin tamamlandığı anlamına gelmez.

Şu kontrolleri yapın:

• Gelen Kutusu, Gönderilmiş Öğeler, Taslaklar, Arşiv ve özel klasörler oluşmuş mu?

• Eski ve yeni sistemdeki toplam klasör ve ileti sayıları birbirine yakın mı?

• Eski tarihli e-postalar açılıyor mu?

• Büyük ekli dosyalar indirilebiliyor mu?

• Türkçe karakter içeren klasör adları doğru görünüyor mu?

• En eski ve en yeni e-postaların tarihleri doğru mu?

• SetCloud Kurumsal E-Posta kotası aktarım sırasında dolmuş mu?

Bir kullanıcıda sorun görülürse tüm alan adını taşımadan önce nedeni çözün. Yanlış parola, kapalı IMAP erişimi, kota yetersizliği veya çok büyük bir ileti aktarımı durdurabilir.

6. MX, SPF, DKIM ve DMARC Kayıtlarını Değiştirin

İlk aktarım ve testler başarıyla tamamlandıktan sonra alan adının DNS kayıtlarını yeni e-posta altyapısına yönlendirebilirsiniz. Güncel SetCloud değerlerini doğrudan E-Posta DNS ayarları rehberinden veya hizmet aktivasyon bilgilerinizden alın.

DNS geçişinde aşağıdaki sırayı izleyin:

1. Yeni MX kaydını tanımlayın ve eski Yandex MX kayıtlarını geçiş planına uygun biçimde kaldırın.

2. SPF kaydını SetCloud üzerinden gönderime izin verecek şekilde güncelleyin.

3. SetCloud Kurumsal E-Posta panelinde alan adınıza özel oluşturulan DKIM kaydını DNS’e ekleyin.

4. DMARC kaydınız varsa yeni SPF ve DKIM yapısıyla uyumlu olduğunu doğrulayın.

5. Webmail ve otomatik yapılandırma için gereken CNAME kayıtlarını ekleyin.

SPF uyarısı: Bir alan adında birden fazla ayrı SPF TXT kaydı oluşturmayın. Kullanılan tüm yetkili gönderim kaynakları tek bir SPF politikası içinde birleştirilmelidir. Yandex üzerinden gönderim tamamen sona erecekse gereksiz Yandex yetkilendirmesini kalıcı olarak bırakmayın.

DNS kayıtlarının yayılması anlık olmayabilir. TTL ve önbellek durumuna bağlı olarak bazı gönderenler bir süre eski Yandex sunucusuna, bazıları ise yeni SetCloud Kurumsal E-Posta sunucusuna teslimat yapabilir. Bu nedenle Yandex hesaplarını açık tutmak kritik önem taşır.

7. Son Senkronizasyonu ve Teslimat Testlerini Yapın

MX değişikliğinin ardından eski Yandex posta kutularında yeni ileti oluşup oluşmadığını kontrol edin. Taşıma yönteminiz destekliyorsa son bir fark aktarımı planlayın; aynı taşıma görevini kontrolsüz biçimde tekrar başlatmadan önce yinelenen ileti riskini değerlendirin.

Ardından farklı sağlayıcılardan test mesajları gönderin:

• Gmail’den şirket adresinize

• Outlook/Hotmail’den şirket adresinize

• Şirket adresinizden Gmail’e

• Şirket adresinizden Outlook/Hotmail’e

• Aynı alan adındaki iki kullanıcı arasında

Her testte gelen kutusu ve spam klasörünü, gönderici adını, SPF/DKIM/DMARC doğrulama sonucunu ve yanıt mesajlarını kontrol edin. Mesajın yalnızca gönderilmiş görünmesi yeterli değildir; karşı sunucuya başarıyla teslim edildiğini de doğrulayın.

8. Outlook ve Mobil Cihazları Yeni Sunucuya Bağlayın

DNS geçişi tamamlandığında kullanıcıların bilgisayar ve telefonlarındaki Yandex hesap ayarları güncellenmelidir. Eski hesabı hemen silmek yerine önce yeni SetCloud Kurumsal E-Posta hesabını ekleyin ve gönderme/alma testi yapın.

• Bilgisayar kullanıcıları için: Outlook e-posta kurulum rehberi

• iPhone kullanıcıları için: iPhone (iOS) e-posta kurulum rehberi

• Hesap güvenliği için: SetCloud Kurumsal E-Posta iki adımlı doğrulama rehberi

IMAP kullanılması, e-posta durumunun farklı cihazlar arasında senkronize kalmasına yardımcı olur. POP3 ise iletileri cihaza indirme biçimi nedeniyle çok cihazlı kurumsal kullanımda ek yönetim riski oluşturabilir.

9. Yandex Hizmetini Ne Zaman Kapatmalısınız?

Yandex hizmetini MX kaydı değişir değişmez kapatmayın. En az 72 saat boyunca hem eski hem yeni posta kutularını kontrol edin. Çok kullanıcılı veya kritik iletişim yürüten işletmeler için 5–7 günlük paralel kontrol daha güvenli olabilir.

Yandex aboneliğini sonlandırmadan önce:

• Eski sunucuya yeni ileti gelmediğini doğrulayın.

• Tüm kullanıcıların SetCloud Kurumsal E-Posta giriş yapabildiğini kontrol edin.

• Eksik klasör veya ileti bulunmadığını teyit edin.

• Kişi ve takvim aktarımını tamamlayın.

• Alias, grup, yönlendirme ve otomatik yanıtları test edin.

• SPF, DKIM ve DMARC sonuçlarını kontrol edin.

• Geçici Yandex uygulama şifrelerini iptal edin.

• Gerekli yedekleri güvenli bir yerde saklayın.

Kesintisiz Geçiş İçin En İyi Uygulamalar

Önce pilot kullanıcı taşıyın

İlk denemeyi, farklı klasörler ve yoğun e-posta trafiği bulunan bir kullanıcıyla yapın. Bu hesap başarılı olursa diğer kullanıcıları gruplar halinde taşıyın.

Veri taşımayı DNS değişikliğinden önce yapın

MX kaydını ilk adımda değiştirmek, eski ve yeni posta kutularına dağılmış e-postalar oluşmasına neden olabilir. Önce ana aktarımı tamamlamak, ardından DNS geçişi yapmak daha kontrollü bir süreç sağlar.

Eski sistemi bir süre açık tutun

DNS önbellekleri aynı anda yenilenmez. Yandex hizmetinin geçici olarak açık kalması, eski sunucuya ulaşan son mesajların kontrol edilmesini sağlar.

Kullanıcıları önceden bilgilendirin

Çalışanlara yeni webmail adresini, kullanıcı adını, geçiş saatini ve destek kanalını önceden bildirin. Şifreleri toplu e-posta veya mesaj grupları üzerinden paylaşmayın.

Taşınan veriyi sayısal olarak doğrulayın

Yalnızca birkaç e-postayı açmak yerine klasör sayıları, posta kutusu boyutları ve en eski/yeni ileti tarihleri üzerinden doğrulama yapın. Kritik kullanıcılar için sonuçları kayıt altına alın.

Yandex Mail’den SetCloud Kurumsal E-Posta’ya Geçişte Sık Yapılan Hatalar

• İlk veri aktarımı tamamlanmadan MX kaydını değiştirmek

• Yandex IMAP erişimini açmayı unutmak

• Normal hesap parolasıyla bağlanmaya çalışmak

• Yeni posta kutusuna yetersiz kota tanımlamak

• Yalnızca Gelen Kutusu’nu kontrol edip özel klasörleri atlamak

• Kişiler ve takvimlerin IMAP ile otomatik taşınacağını varsaymak

• Eski SPF kaydını olduğu gibi bırakmak veya ikinci bir SPF kaydı eklemek

• DKIM kaydını etkinleştirmeden gönderime başlamak

• Yandex hizmetini DNS değişikliğinin hemen ardından kapatmak

• Outlook ve telefonlarda eski SMTP ayarlarını bırakmak

Sıkça Sorulan Sorular

Yandex’teki bütün e-postalar SetCloud Kurumsal E-Posta’ya taşınabilir mi?

Yandex hesabında IMAP erişimi açıksa e-postalar ve posta klasörleri SetCloud Kurumsal E-Posta taşıma aracıyla aktarılabilir. Taşıma sonrasında klasör ve ileti sayıları mutlaka karşılaştırılmalı; kota, çok büyük iletiler veya bağlantı sorunları nedeniyle atlanan öğe olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Her kullanıcı için ayrı Yandex şifresi gerekir mi?

Evet. Her posta kutusu ayrı bir kullanıcı hesabıdır ve IMAP bağlantısı için o hesaba ait yetkilendirme gerekir. Güvenlik açısından normal hesap şifresi yerine taşıma için oluşturulan geçici uygulama şifresinin kullanılması önerilir.

Geçiş sırasında e-posta kaybı yaşanır mı?

Doğru planlamada eski Yandex hizmeti açık tutulur, ana veri aktarımı DNS değişikliğinden önce yapılır ve MX değişikliğinden sonra eski posta kutusu yeniden kontrol edilir. Bu yöntem riski önemli ölçüde azaltır; yine de geçiş öncesi yedek ve geçiş sonrası sayısal doğrulama yapılmalıdır.

Geçiş sırasında e-posta kesintisi olur mu?

Yeni posta kutuları önceden oluşturulur, ilk aktarım tamamlanır ve eski hizmet DNS geçişi boyunca açık tutulursa kullanıcıların e-posta almaya devam etmesi sağlanabilir. DNS yayılımı sırasında iletiler geçici olarak iki sistemden birine ulaşabileceği için her iki taraf da kontrol edilmelidir.

Yandex kişiler ve takvimler otomatik taşınır mı?

Standart IMAP bağlantısı e-posta ve klasörleri taşır; kişiler ve takvimler IMAP’in parçası değildir. Yandex kişilerini uygun dışa aktarma biçiminde, takvimleri ise ICS/iCal biçiminde dışa aktararak yeni sisteme ayrıca almak gerekir.

Outlook’taki eski e-postalar silinir mi?

Eski hesabı Outlook’tan hemen kaldırmazsanız yerel veriler kontrol edilebilir. Ancak POP3, yerel arşiv veya PST kullanılıyorsa işlem öncesinde ayrıca yedek alınmalıdır. Yeni SetCloud Kurumsal E-Posta hesabını ekleyip test etmeden eski profili silmeyin.

Yandex Mail hesabı ne zaman iptal edilmeli?

MX değişikliğinden sonra en az 72 saat kontrol önerilir. Kritik işletmelerde 5–7 gün boyunca paralel kontrol yapmak; tüm e-posta, kişiler, takvimler, alias’lar ve cihaz ayarları doğrulandıktan sonra Yandex hizmetini sonlandırmak daha güvenlidir.

SetCloud geçiş sürecinde destek sağlar mı?

İhtiyacınıza uygun planı belirlemek ve geçiş adımları hakkında bilgi almak için SetCloud ile iletişime geçebilir veya mevcut müşteri hesabınızdan destek talebi oluşturabilirsiniz. Taşıma kapsamını, kullanıcı sayısını ve toplam posta kutusu büyüklüğünü başvurunuzda belirtmeniz sürecin doğru planlanmasına yardımcı olur.

Yandex Mail’den SetCloud Kurumsal E-Posta’ya Geçmeye Hazır mısınız?

Kurumsal e-posta geçişi; yalnızca eski mesajları kopyalamak değil, şirket iletişiminin kesintisiz devam etmesini sağlayan kontrollü bir altyapı değişikliğidir. Posta kutularını önceden hazırlamak, Yandex verilerini IMAP ile taşımak, DNS kayıtlarını doğru sırada güncellemek ve eski sistemi bir süre açık tutmak geçiş riskini azaltır.

Şirket alan adınıza özel e-posta, gelişmiş webmail, çoklu cihaz desteği, güvenlik özellikleri ve Türkiye lokasyonlu altyapı için SetCloud Kurumsal E-Posta paketlerini inceleyin. Kullanıcı sayınızı ve mevcut veri büyüklüğünüzü belirterek ekibimizden geçiş planlaması hakkında bilgi alabilirsiniz.

CTA düğmesi 1: Kurumsal E-Posta Paketlerini İncele
Bağlantı: https://www.setcloud.com.tr/kurumsal-e-posta/

CTA düğmesi 2: Geçiş Hakkında Bilgi Al
Bağlantı: https://www.setcloud.com.tr/bize-ulasin/

İç Bağlantı Planı

İç bağlantı uygulama notları

• Kurumsal E-Posta sayfasına verilen dört bağlantıda aynı anahtar kelimeyi tekrar etmek yerine doğal ve farklı bağlantı metinleri kullanılmıştır.

• Bilgi bankası bağlantıları yeni sekmede açılmak zorunda değildir; aynı marka alanındaki kullanıcı yolculuğunun devamıdır.

• nofollow kullanılmamalıdır. Bunlar SetCloud’un kendi sayfalarıdır.

• CTA düğmeleri mümkünse UTM etiketi olmadan kullanılmalıdır; dahili bağlantılarda gereksiz UTM, analitik oturumlarını ve kaynak bilgisini bozabilir.

• Yazı yayımlandıktan sonra Kurumsal E-Posta ana sayfasından da bu rehbere “Yandex Mail’den geçiş rehberi” bağlantısı eklenmelidir. Böylece bağlantı iki yönlü olur.

• Bilgi Bankası’ndaki genel taşıma makalesinden de bu yeni Yandex odaklı blog yazısına bağ verilmesi önerilir.